IMPORTANCIA DE REALIZAR SEGUIMIENTO Y CONTROL
SEGUIMIENTO ENFOCADO AL DESARROLLO DE SOFTWARE
¿QUÉ ES EL SEGUIMIENTO DE PROYECTO?
El seguimiento de
proyectos significa llevar un registro del progreso real de un proyecto y
compararlo con el progreso planeado. El progreso puede ser en términos del
dinero gastado, las tareas completadas, los recursos utilizados o el tiempo
necesario para completar ciertas etapas del trabajo, también puede definirse como
el conjunto de actividades incluidas en el proceso de medir, recopilar, registrar,
procesar y analizar datos para generar y comunicar la información requerida por
la administración del proyecto y facilitar la adopción de decisiones que
contribuyan a mantener o reorientar la conducción de éste hacia objetivos
considerados en su diseño.
CARACTERÍSTICAS
El proceso de seguimiento se caracteriza por:
- Ser continuo, no se interrumpe, dura todo el proceso y se efectúa durante la ejecución de un proyecto.
- Está dirigido a múltiples aspectos del proyecto como son: objetivos, insumos, actividades, participación de los interesados, beneficiarios, productos, resultados, etc.
- Debe ser preciso y eficaz.
- Debe precisar el método utilizado
para recoger los datos e información correspondiente.
- Se efectúa por todos los que mantienen un interés en la ejecución del proyecto o sus resultados, el equipo u oficinas de gestión de proyectos, por los clientes, la gerencia de la organización, etc.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE EL SEGUIMIENTO DE PROYECTO?
La principal ventaja
de un sistema de seguimiento de proyectos es la actualización constante de los
valores reales, que no son más que los detalles del proyecto. Los valores
reales son un elemento importante en el seguimiento de los proyectos, pues nos
permiten comparar las diferencias existentes entre lo planificado y la realidad
de los indicadores, apoyando la toma de decisiones y las acciones correctivas
cuando sea necesario, con el objetivo de que el proyecto vaya por el buen
camino.
Entre los aspectos fundamentales detectados a través del seguimiento se encuentran:
- Avance de los proyectos según las fechas planificadas.
- Identificación significativa de
tiempo, costos y calidad.
- Resultados comparativos una vez aplicadas las medidas o acciones correctivas.
Para más información sobre el control de seguimiento consultar:
CONTROL ENFOCADO AL DESARROLLO DE SOFTWARE
La necesidad de hacer una revisión permanente de la ejecución de las actividades programadas del proyecto lleva a definir un sistema de control que posibilite medir el avance físico y el uso de recursos humanos, materiales y financieros, así como la relación entre el tiempo y el costo.
Se
define como control al proceso de comparar la realización real del proyecto con
la planificada, analizando las variaciones existentes entre ambas, evaluando
las posibles alternativas, y tomando las decisiones o medidas correctoras
apropiadas según se necesiten.
El control de los proyectos de software tiene
como objetivo fundamental la vigilancia de todas las actividades de desarrollo
del sistema que se está construyendo. Es una de las labores más importantes en
todo desarrollo del producto, pues un adecuado control hace posible evitar
desviaciones en costes y plazos, o al menos detectarlas cuanto antes.
OTROS OBJETIVOS
- Establecer un nivel mínimo de disciplina en todas las actividades del desarrollo.
- Enriquecer la comunicación entre los miembros del equipo de desarrollo y el resto de la organización.
- Retroalimentar correctamente todas las actividades de ejecución.
- Determinar el estado actual del avance general del equipo.
EL CONTROL ABARCA
- Cambios al alcance.
- Los cambios al presupuesto.
- El cumplimiento de las normas de calidad.
- Los cambios al programa.
- Los recursos consumidos.
- El desempeño laboral.
PRINCIPALES TIPOS DE CONTROLES
PREVENTIVOS
CARACTERÍSTICAS
- Son más rentables.
- Deben quedar incorporados en los sistemas.
- Evitan costos de corrección.
EJEMPLOS
- Sistemas de claves de acceso.
- Respaldar la información de archivos.
DETECTIVOS
CARACTERÍSTICAS
- Son mas costosos que los preventivos.
- Miden la efectividad de los preventivos.
- Algunos errores no pueden ser evitados en la etapa preventiva.
EJEMPLOS
- Procesos de validación.
- Omisión de una firma para que proceda el pago.
CORRECTIVOS
CARACTERÍSTICAS
- Tomar acciones y procedimientos de corrección.
- Se informa a la gerencia por medio de documentación y reportes y luego se supervisan los asuntos hasta que son corregidos o solucionados.
EJEMPLOS
- Ingresar un registro equivocado.
- El apellido no corresponde al cliente.
DIFERENCIAS ENTRE SEGUIMIENTO Y CONTROL
IMPORTANCIA ENTRE SEGUIMIENTO Y CONTROL
El procedimiento de Seguimiento y Control del Proyecto establece
el conjunto de acciones que se llevarán a cabo para la comprobación de la
correcta ejecución de las actividades del proyecto establecidas en la
planificación de este. Su propósito es proporcionar un entendimiento del
progreso del proyecto de forma que se puedan tomar las acciones correctivas
apropiadas cuando la ejecución del proyecto se desvíe significativamente de su
planificación.
IMPORTANCIA DE REALIZAR EL SEGUIMIENTO Y EL CONTROL DE PROYECTO
- El seguimiento y control del proyecto tiene como objetivo fundamental la vigilancia de todas las actividades de desarrollo del sistema. Es una de las labores más importantes en todo desarrollo de sistemas, ya que un adecuado control hace posible evitar desviaciones en costes y plazos, o al menos detectarlas cuanto antes.
- Para poder ejercer un correcto seguimiento y control del proyecto es necesario que el jefe de Proyecto dedique todo el tiempo que sea preciso a vigilar el estado de cada una de las tareas que se están desarrollando, prestando especial interés a aquellas que están sufriendo algún retraso. En el momento en que se detecta cualquier desviación hay que analizar las causas para poder efectuar las correcciones oportunas y recuperar el tiempo perdido.
- Las Actividades de Seguimiento y Control de un proyecto se llevan a cabo desde la asignación de las tareas hasta su aceptación interna por parte del equipo de proyecto. Las tareas propias del Seguimiento y Control del proyecto se realizan a medida que se ejecutan las distintas tareas de los procesos.
- El Seguimiento y Control del Proyecto permite conocer. En que estado está el Proyecto e identificar problemas y poder tomar medidas preventivas o correctivas, lo cual puede conllevar la modificación del plan inicial.
- El seguimiento y control proporciona la información necesaria para sustentar el informe de estado, la medida del avance del Proyecto y los pronósticos del Proyecto. Es una herramienta clave para la correcta Dirección.
- Nos permite constatar la eficacia y eficiencia de la Ejecución del Proyecto. El Seguimiento y control del Proyecto nos sirve a los directores de Proyecto para constatar la eficiencia y eficacia de la ejecución de un Proyecto.
- El Seguimiento y Control del Proyecto se ocupa de comparar. El desempeño real del Proyecto con respecto al plan para la dirección del Proyecto, es decir, la relación entre como se está ejecutando el Proyecto realmente y poder compararlo con lo que habíamos planificado.
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