TEAM CANVAS

¿QUÉ ES EL TEAM CANVAS?

El Team Canvas es una herramienta creada por Alex Ivanov junto a Mitya Voloshchuk, y está destinada a reconocer los problemas o dolores que están presentes en un equipo, para resolverlos y beneficiar el trabajo en equipo. Con este canvas, los líderes o jefes de proyectos, pueden mejorar la colaboración y construir una nueva cultura organizacional.
La peculiaridad de esta herramienta, es que aporta al autoconocimiento de la organización y sus miembros, por lo que sí o sí, permite desarrollar una mejora entre roles y perfiles. Para construirlo, se debe trabajar en equipo y de forma individual, abriendo la posibilidad de reconstruir flujos desde las bases.

¿POR QUÉ UTILIZARLO? - CARACTERÍSTICAS

• Team Canvas es una gran herramienta tanto para alinear a los miembros del equipo como para diagnosticar los problemas más probables dentro de los grupos de un proyecto u organización. A medida que el equipo crece, es posible que desee utilizar Team Canvas junto con otras herramientas. 
• Tanto como líder, director o jefe de proyectos, es común realizar reuniones de traspaso o coordinación, para aclarar objetivos, herramientas y formas. Pero muchas veces, también para descubrir las motivaciones de cada rol y ayudar a formar un equipo más alineado y productivo.
• Este ejercicio nos permite aplicar un método ordenado y funcional para efectivamente cumplir nuestro deseo de avanzar alineados y mejorar la relación profesional de nuestros colaboradores.

TÉCNICAS - ETAPAS

El Team Canvas, basa su estrategia en investigaciones que sugieren el tránsito de cualquier equipo de trabajo, por cuatro etapas de desarrollo o crecimiento. 

• Formación: es la primera etapa que atraviesa un equipo y se refiere a los momentos iniciales, donde todos anhelan ser incluidos, por lo que no plantean ninguna inquietud. 
• Desarrollo: A medida de que el equipo se conoce, se desarrolla un perfil similar al de un adolescente, donde se presentan algunos conflictos de interdependencia. 
• Normatividad: Esta etapa tiene relación con las vivencias de un adulto joven, cuando se comienza a trabajar juntos de manera efectiva. 
• Actuación: Llegando a su etapa de máximo desarrollo, aquí se refleja un grupo homogeneizado, donde se trabaja con eficacia y sin problemas como un adulto. 

Sin embargo, este camino de desarrollo y crecimiento, suelen presentarse dos problemas:

• Entre la primera y segunda etapa, los equipos se atascan y no pueden desarrollarse. 
• Los equipos no tienen el tiempo suficiente para dedicarse a resolver conflictos y conocerse lo suficiente para convertirse en equipos de alto rendimiento.

VERSIONES DEL CANVAS

TEAM CANVAS BASIC

Es una plantilla simple para iniciar un proyecto de equipo, ajustar su curso y garantizar que el equipo tenga suficiente impulso para hacer las cosas sin problemas. Tarda unos 25-30 minutos en terminar.

Objetivo 

Team Canvas Basic es un marco estratégico, un ejercicio que ayuda a los miembros del equipo a iniciar proyectos y alinearse con una visión común. Está hecho para solucionar problemas y poder iniciar nuevos proyectos en conjunto, permitiendo que todos aprendan entre sí.

Según sus creadores, las mejores instancias para aplicarlo son en los siguientes contextos:

• Creando un equipo.
• Iniciando un proyecto.
• Dando la bienvenida a un nuevo miembro del equipo. 
• Reuniones de alineación del equipo.

Estrategia

Team Canvas Basic consta de 3 áreas clave:

1. Qué es el equipo: funciones y objetivos.
2. Por qué el equipo está haciendo lo que está haciendo: propósito y valores.
3. Cómo el equipo va a lograr lo que necesita lograr: reglas y actividades.

Como facilitador de la sesión, es posible que se le pregunte algo como esto: '¿Cómo se supone que debemos responder a esta pregunta? ¿Qué es lo que espera que digamos aquí?', etc. Es importante entender que The Team Canvas crea contexto para el equipo, en lugar de contenido, y por lo tanto todas las respuestas son válidas. Responda amablemente a tales preguntas: '¿Cómo respondería si supiera? ¿Cuál crees que debería ser la respuesta?.

Team Canvas Basic está funcionando bien con proyectos a corto plazo y con el propósito de dar inicio a un nuevo equipo. Si desea alinearse con una visión común y resolver conflictos, o crear un gran vínculo de equipo para un proyecto más largo, considere usar Team Canvas Complete.

TEAM CANVAS COMPLETE

Se utiliza para facilitar una sesión de alineación y lograr que todos en el equipo estén en la misma página sobre los objetivos, aspiraciones, necesidades y reglas. Tiene una gran capacidad para resolver conflictos con suavidad y tarda unas 2 horas en completarse.

Objetivo

Team Canvas es un marco estratégico que ayuda a que los miembros del equipo estén en sintonía. Basado en nuestra experiencia con equipos de empresas emergentes y agencias creativas, está diseñado para alinear equipos, aumentar la cohesión y el rendimiento y crear una cultura de equipo productivo rápidamente.

Team Canvas funciona en múltiples puntos de contacto:

• Crear un equipo
• Aclarar objetivos y abordar el rendimiento general del equipo (p. ej., cuando se siente estancado como equipo o cuando necesita hacer muchas cosas)
• Crecimiento e incorporación de nuevos miembros del equipo
• Sesiones de alineación general (recomendado cada 2-3 meses)

Incorporación de miembros del equipo

Antes de usar el lienzo, asegúrese de que todos los miembros del equipo participen para hacerlo. Es posible que desee tomar la iniciativa y sugerir la herramienta a su equipo. Aquí hay un par de maneras de presentar el marco:

Caso: Comenzar un equipo

¡Hola chicos! Ya que estamos formando el equipo ahora, me gustaría proponer hacer una sesión sobre cómo crear la estructura de nuestro equipo y conocernos unos a otros. Cada uno de nosotros podría haber tenido una de esas experiencias previas con equipos cuando las cosas realmente no iban tan bien. Entonces, ¿por qué no invertimos algo de tiempo para asegurarnos de que estamos alineados y listos para la patada inicial?

Caso: Ajuste del equipo

Hola chicos, nuestro trabajo estuvo un poco confuso últimamente, y pensé que podríamos pasar un tiempo aclarando las cosas y poniéndonos en sintonía. Hay una buena herramienta llamada Team Canvas, que puede ayudarnos a estar alineados y un poco más estructurados como equipo. ¿Qué dices si lo usamos para una sesión de alineación?

Caso: Incorporación de un nuevo miembro

Como saben, somos un equipo pequeño y conseguir una nueva persona a bordo es una gran decisión. Queremos asegurarnos de que todos estemos de acuerdo en las cosas fundamentales y trabajaremos muy bien juntos. ¿Qué dice si llevamos a cabo una sesión con esta herramienta, The Team Canvas, asegurándonos de que estamos alineados con nuestra visión y valores fundamentales, y tenemos una coincidencia?

Materiales

• Team Canvas recreado en una pizarra o en una hoja de papel lo suficientemente grande (por ejemplo, papel de rotafolio o A0/A1).
• Bloques de notas adhesivas, uno para cada participante, de diferentes colores.
• Sharpies o bolígrafos para escribir en adhesivos.
• Un dispositivo con función de temporizador

EJECUTANDO LA SESIÓN

Presente el lienzo del equipo como una herramienta para alinear a los miembros del equipo y comprender mejor las metas, los roles y los valores de su equipo.

Repase cada paso con el equipo, asegurándose de hacer las preguntas para cada segmento. Anime a las personas a escribir sus respuestas en notas adhesivas y hable sobre ellas con el equipo. Hay campos en los que todo el equipo debe estar de acuerdo: 1. Personas y Roles; 2. Metas; 4. Propósito; 5. Valores; 9. Reglas y cultura. El resto de campos se pueden cumplimentar de forma individual, sin necesidad de concertarse en particular.

1. PERSONAS Y ROLES

Debe durar 5 minutos, se pide a las personas que pongan sus nombres en notas adhesivas, así como sus funciones. Si una persona tiene varios roles, use notas adhesivas separadas.

Preguntas:

• ¿Cuáles son nuestros nombres?
• ¿Cuáles son los roles que tenemos en el equipo?
• ¿Cómo nos llamamos como equipo?

Ejemplos:

• Máximo: director general; Marie: Diseño y Programación.
• Nombre del equipo: BoldCar.

2. OBJETIVOS COMUNES 

Debe durar 10 minutos se solicita al equipo que se ponga de acuerdo sobre objetivos comunes.

Preguntas:

• ¿Qué es lo que realmente quieren lograr como grupo? ¿Cuál es nuestro objetivo clave que es factible, medible y con un límite de tiempo?

Ejemplos:

• Ser la empresa líder en carsharing en nuestra región para el 2017.
• Crear una empresa 100M en el área de Internet de las cosas para el otoño de 2016.

3. METAS PERSONALES 
Debe dudar 5 minutos aproximadamente donde se preguntara a los miembros del equipo sobre las metas individuales que tienen para el proyecto.

Preguntas:

• ¿Cuáles son nuestros objetivos personales individuales para este proyecto?
• ¿Hay agendas personales que queremos abrir?

Ejemplos:

• Gana más confianza en el desarrollo de iOS [Marie]

4. PROPÓSITO
Debe durar 10 minutos, se pedira al equipo que vaya un paso más allá de su objetivo común y pregúnteles por qué hacen lo que hacen.

Preguntas:

• ¿Por qué estamos haciendo lo que estamos haciendo en primer lugar?
• ¿Qué es algo más importante, que nos hace perseguir nuestro objetivo común?

Ejemplos:

• Crear un impacto positivo en la vida de las personas a través de la innovación social.
• Haga la vida de las personas más fácil y libre de estrés a través de la innovación de Internet de las cosas.

5. VALORES

Preguntar al equipo cuáles son los valores centrales, los principios más importantes, que quieren compartir dentro del equipo. El equipo debe ponerse de acuerdo sobre los valores, para que todos acepten el conjunto final. Esta reunión debe durar aproximadamente 10 minutos.

Preguntas:

• ¿Qué representamos?
• ¿Qué son los principios rectores?
• ¿Cuáles son nuestros valores comunes que queremos que estén en el centro de nuestro equipo?

Ejemplos:

• Confianza
• Creatividad
• Calidad
• Transparencia
• Entendimiento mutuo
• Igualdad
• Respeto

6. FORTALEZAS Y ACTIVOS

Solicitar al equipo que comparta las piezas clave de habilidades (tanto habilidades duras como blandas) y los activos disponibles dentro del equipo. No descarte cosas 'insignificantes'. Es posible que descubras que el equipo tiene capacidad para las artes marciales, correr maratones o persuadir a la gente. Anime a las personas a compartir algo sobre sí mismas, así como a señalar las cualidades importantes que ven en sus compañeros de equipo. Esta reunión debe durar aproximadamente 15 minutos.

Preguntas:

• ¿Cuáles son las habilidades que tenemos en el equipo que nos ayudarán a lograr nuestras metas?
• ¿Cuáles son las habilidades interpersonales/blandas que tenemos?
• ¿En qué somos buenos, individualmente y como equipo?

Ejemplos:

• Codificación (iOS/Python/etc.)
• Diseño
• Ser devoto y motivado
• Ser visionario
• Energía
• Ventas y lanzamiento

7. DEBILIDADES Y ÁREAS DE DESARROLLO

Pedir al equipo que comparta las principales debilidades y áreas de mejora que ven en sí mismos, así como los obstáculos que enfrentan como equipo. Haga énfasis en informar lo que las personas pueden encontrar en sí mismas, en lugar de discutir las debilidades de los demás. Esta reunión debe durar aproximadamente 15 minutos.

Preguntas:

• ¿Cuáles son las debilidades que tenemos, individualmente y como equipo?
• ¿Qué deben saber nuestros compañeros de equipo sobre nosotros?
• ¿Cuáles son algunos de los obstáculos que vemos delante de nosotros que es probable que enfrentemos?

Ejemplos:

• Se distrae fácilmente [Marie]
• Puede ser arrogante [Max]
• Falta de comunicación estructurada [general], etc.

8. NECESIDADES Y EXPECTATIVAS

Pedir al equipo que exprese las necesidades que tienen para tener éxito. Piense en esto como un seguimiento de las dos secciones anteriores: una vez que los miembros del equipo expresaron sus fortalezas y debilidades, deberían poder expresar las necesidades que tienen para amplificar las fortalezas y estar en su mejor nivel a pesar de las debilidades. Esta reunión debe durar aproximadamente 10 minutos.

Preguntas:

• ¿Qué necesita cada miembro del equipo para tener éxito?
• ¿Cómo el equipo podría ayudar a cada miembro con sus necesidades?

Ejemplos:

• Actualizaciones de estado semanales más claras.
• Ayuda y entrenamiento.
• Confianza.
• Divertido.
• Estabilidad.

9. REGLAS Y ACTIVIDADES

Estas se deben determinar en una reunión de 10 minutos, se solicita al equipo que acuerde reglas y actividades comunes. Piense en esto como resultado de las secciones anteriores: un conjunto concreto de reglas y actividades que quieren implementar.

Preguntas:

• ¿Cuáles son las reglas que queremos introducir después de hacer esta sesión?
• ¿Cómo nos comunicamos y mantenemos a todos actualizados?
• ¿Cómo tomamos decisiones?
• ¿Cómo ejecutamos y evaluamos lo que hacemos?

Ejemplos:

• Mantener las cosas dentro del grupo confidenciales.
• Actualizaciones de estado semanales.
• Comunicación por Slack + Skype para llamadas.
• Cenas juntos cada dos semanas (Max como organizador).
• Jornada laboral: de 9 a 10, las reuniones empiezan a las 10.
• Mantener la jornada laboral en 8 horas, excepto cuando sea necesario acortarla un poco hacia más

10. CONCLUSIÓN

Estas se deben determinar en una reunión de 5 minutos, Al cerrar el taller de The Team Canvas, pídales a los miembros del equipo que cuenten sobre una de las ideas más importantes que obtuvieron durante el taller.

Estrategia

Al usar Team Canvas completo, es bueno tener en cuenta que consta de 4 partes:

1. Qué es el equipo: funciones y objetivos (tanto comunes como personales).
2. Por qué el equipo está haciendo lo que está haciendo: propósito y valores.
3. Quiénes son los miembros del equipo: sus fortalezas, debilidades y necesidades.
4. Cómo el equipo va a lograr lo que necesita lograr: reglas y actividades.

Como facilitador de la sesión, a menudo se le puede preguntar algo como esto: '¿Cómo se supone que debemos responder a esta pregunta? ¿Qué es lo que espera que digamos aquí?', etc. Es importante entender que The Team Canvas crea contexto para el equipo, en lugar de contenido, y por lo tanto todas las respuestas son válidas. Responda amablemente a tales preguntas: '¿Cómo respondería si supiera? ¿Cuál crees que debería ser la respuesta?.

Sería una buena idea aparcar las conversaciones que parecen tomar demasiado tiempo del equipo y organizar reuniones separadas para abordar estos problemas.

Recomendamos repetir las sesiones de Team Canvas de vez en cuando, especialmente cuando se unen nuevos miembros al equipo.

TEAM CANVA DEL EQUIPO INTENSAMENTE